Pünktlichkeit, eine bereichsübergreifende Koordination und die stetige Erreichbarkeit der Transporteure sind dabei die Basis reibungslos ablaufender Patiententransporte – und damit auch die Basis für die Zufriedenheit der Patienten und die Vermeidung unnötiger Wartezeiten sowie deren Folgekosten in Krankenhäusern. So trivial und einfach das in der Umsetzung klingt, spiegelt die Realität in vielen Krankenhäusern jedoch häufig ein anderes Bild wider. Die Lösung? Eine softwaregestützte Steuerung der vielfältigen Prozesse.
Herausforderungen in der Patientenlogistik
Sind einzelne Prozesse im Krankenhaus auch noch so gut vorbereitet und geplant – werden diese nicht ganzheitlich betrachtet, greifen sie nicht ineinander und die Folgen sind vorprogrammiert: Patienten, die auf ihre bereits verspätete Behandlung warten; Ärzte, deren Arbeitstag in Stress und Überstunden endet, da die Patienten nicht wie geplant beim Funktionsbereich sind; Transporteure, die schon längst beim nächsten Patienten sein sollten, und Schwestern, die schließlich nicht-medizinische Aufgaben übernehmen. Eine Situation also, die nicht nur für die Patienten frustrierend ist, sondern für alle Beteiligten.
Erscheint die Organisation und Ausführung des Ablaufs „Anforderung einer medizinischen Leistung“, „Terminvereinbarung“, „Transportorganisation“ und „Untersuchung/ Behandlungs-durchführung“ auf den ersten Blick nicht kompliziert, spiegelt die Realität häufig ein anderes Bild wider. So wird in vielen Krankenhäusern der Ablauf eben dieser Kernprozesse durch eine Vielzahl von Randtätigkeiten gestört, die den eigentlichen medizinischen sowie pflegerischen Bereich gar nicht betreffen. So hat z. B. die zuständige Pflegekraft zu spät von einem Termin erfahren und konnte den Patienten nicht rechtzeitig für den Transport vorbereiten. Und insbesondere zu den Spitzenlastzeiten, in denen grundsätzlich nicht ausreichend Transporteure vorhanden sind, um dem Transportaufkommen zu begegnen, gibt es noch viele Hürden, die genommen werden müssen. Andernfalls scheitern die ideal geplanten Abläufe an scheinbar trivialen Dingen.
Aktiv agieren statt reagieren - Softwaregestützte Krankenhauslogistik mit LOGBUCH
Erst eine in alle Bereiche integrierte Logistik schafft als Bindeglied zwischen den medizinischen und nicht-medizinischen Abläufen die Voraussetzungen für einen reibungslosen Krankenhausalltag. Die Lösung liefert hier die Einführung der Logistiksoftware LOGBUCH, die eine aktive Steuerung der einzelnen Prozesse ermöglicht. In Verbindung mit modernen Kommunikationsgeräten und hausindividuell abgestimmten Regeln stellt sie eine Vielzahl an Informationen zur Verfügung und ermöglicht so ein abgestimmtes Zusammenspiel aller Bereiche eines Krankenhauses sowie die effiziente Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
LOGBUCH ist nahtlos in die bestehenden IT-Systeme integriert. Es erhält aus dem Krankenhausinformationssystem die medizinischen Anforderungen übertragen und legt selbständig die Transportaufträge, z. B. Patiententransporte an. Falls die Software hierbei feststellt, dass für den Patienten ein Terminkonflikt besteht, wird dies gemeldet und entsprechende Alternativen werden vorgeschlagen. Mit Hilfe von LOGBUCH sieht der Disponent, wie lange ein Patient warten müsste, bis sein Termin in einer Untersuchungs- oder Behandlungsstelle tatsächlich stattfindet. Die Software weiß, wie viele Patienten noch vor ihm betreut werden und welche Zeiten für die jeweiligen Untersuchungen oder Behandlungen geplant sind. Ebenso kennt sie die nötigen Transportzeiten sowie die jeweiligen Orte, an denen sich die Transporteure gerade befinden.
Für einen Menschen ist es bei der Fülle an zu berücksichtigen Informationen kaum möglich, den Überblick zu behalten. Eine Dispositionsautomatik kann hierbei jedoch Abhilfe schaffen und hilfreiche Dienste leisten. So übernimmt sie - je nach Einstellung - die Disposition der Routinetransporte oder die Disposition aller anfallenden Transporte. Sie hält sich dabei streng an das Schema, das für ein Krankenhaus mittels einer Vielzahl von Selektions-, Prozess- und Optimierungskriterien eingestellt wurde. Die heutigen Logistiksysteme sind inzwischen technisch so fortgeschritten, dass sie die durchschnittlichen Transportzeiten eigenständig lernen können und diese bei Veränderungen, z. B. durch den Ausfall eines Gebäudeaufzugs, automatisch anpassen. Je nach Einsatzbereich und Tageszeit kann die Dispositionsautomatik unterschiedliche Optimierungsstrategien umsetzen.
Erfolgsfaktor Krankenhauslogistik – Keine Grenzen gesetzt
Auch über die Optimierung der Patiententransporte und damit die aktive Steuerung der Patientenströme hinaus, kann die Logistik erheblich zur Erhöhung des Servicegrads beitragen. Betrachtet man die Gesamtheit aller den Patienten betreffenden Prozesse in einem Krankenhaus, wird die Notwendigkeit einer über die reinen Patiententransporte hinausgehenden Logistik schnell deutlich. Ein Beispiel hierfür liefert u. a. die Essensversorgung: ist der Patient zur üblichen Essensausgabezeit in einer Untersuchung, möchte dieser bei seiner Rückkehr sicherlich nicht ein kaltes Essen an seinem Bett vorfinden. Und das ist nur ein Beispiel für die zahlreichen Vernetzungen der einzelnen Prozesse im Krankenhaus. In vielen Krankenhäusern werden daher die Werkzeuge und Methoden der Patientenlogistik zunehmend auch in anderen Bereichen eingesetzt. Es entstehen Leitstellen, die für viele Aufgaben in einem Krankenhaus zuständig sind. Den Einsatzmöglichkeiten sind mit LOGBUCH dabei kaum Grenzen gesetzt.
